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  2. 「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

Privacy「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

I. 個人情報の利用目的

弊社が保有する個人情報の利用目的は以下の通りです。

1. 不動産業に関する個人情報の利用

弊社の事業のうち、不動産業に関しましては、以下の内容で利用させて頂きます。

(1)不動産の売買契約又は賃貸借契約の相手方を探索すること、売買、賃貸借、仲介、管理等に関する契約(連帯保証契約を含む)を締結すること及び契約に基づく役務を提供すること。

(2)不動産の売買、賃貸借、仲介、管理、評価鑑定等に関する情報を提供すること。

(3)上記(1),(2)の目的を達成するために必要な範囲で、契約の相手方及び売買・賃貸借希望者、他の宅地建物取引業者、指定流通機構、物件情報を書面又はインターネットで提供する者・団体・広告会社、融資に関わる金融機関、登記等に関わる司法書士その他専門家、提携損害保険会社、不動産管理業者、保証委託会社又はお客様の同意を得た第三者に対して提供すること。
なお、契約の相手方探索のために指定流通機構に対して物件情報を提供する場合及び指定流通機構に登録されている物件についてご契約される場合には、個人情報等を次のとおり利用致します。
①契約が成立した場合には、その年月日、成約価格等を指定流通機構に通知致します。
② 指定流通機構は、物件情報及び成約情報(成約情報は、売主様・買主様・貸主様・借主様の氏名を含まず、物件の概要・契約年月日・成約価格などの情報で構成されています)を指定流通機構の会員たる宅地建物取引業者や公的な団体に電子情報や紙媒体で提供することなどの宅地建物取引業法に規定された指定流通機構の業務のために利用致します。
(a)提供される情報は、氏名、住所、電話番号、物件情報、成約情報その他必要な項目です。
(b)提供は、書面、電話、電子メール、インターネット、広告媒体等の手段で行います。
(c)ご本人様からお申し出がありましたら、提供は中止致します。
※専属専任媒介契約、専任媒介契約が締結された場合には、宅地建物取引業法に基づき指定流通機構へ
の登録及び成約情報の通知が宅地建物取引業者に義務付けられます。

(4)上記(1) 及び(2) の役務、情報を提供するために郵便物、電話、電子メール等により連絡すること。
(5)お客様からのお問い合わせに応じるため及び(4)の目的を達成するために必要に応じて保管すること。
(6)宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿として及びその資料として保管すること。
(7)不動産の売買、賃貸借等に関する価格査定を行うこと。
なお、価格査定に用いた成約情報につきましては、宅地建物取引業法第34条の2第2項に規定する「意見の根拠」として仲介の依頼者に提供することがあります。
①提供される情報は、売主様・買主様・貸主様・借主様の氏名を含まず、成約物件の特定が困難となる工夫を施した物件の概要・成約価格などの項目です。
② 提供は、書面、電子メール等の手段で行います。
③ ご本人様からお申し出がありましたら、提供は中止致します。
(8)市場動向分析を行うこと。
(9)後記2の不動産業以外の事業に関連した情報、サービスの提供と、そのための郵便物、電話、電子メール等による営業活動およびマーケティング活動(アンケートのお願い等)。
なお、情報、サービスの提供はご本人からの申し出がありましたら取り止めさせて頂きます。

2. 不動産業以外の事業に関する個人情報の利用目的

弊社の事業のうち、不動産業に関しましては、以下の内容で利用させて頂きます。
(1)不動産の売買契約又は賃貸借契約の相手方を探索すること、売買、賃貸借、仲介、管理等に関する契約(連帯保証契約を含む)を締結すること及び契約に基づく役務を提供すること。
(2)不動産の売買、賃貸借、仲介、管理、評価鑑定等に関する情報を提供すること。
(3)上記(1),(2)の目的を達成するために必要な範囲で、契約の相手方及び売買・賃貸借希望者、他の宅地建物取引業者、指定流通機構、物件情報を書面又はインターネットで提供する者・団体・広告会社、融資に関わる金融機関、登記等に関わる司法書士その他専門家、提携損害保険会社、不動産管理業者、保証委託会社又はお客様の同意を得た第三者に対して提供すること。
なお、契約の相手方探索のために指定流通機構に対して物件情報を提供する場合及び指定流通機構に登録されている物件についてご契約される場合には、個人情報等を次のとおり利用致します。
①契約が成立した場合には、その年月日、成約価格等を指定流通機構に通知致します。
② 指定流通機構は、物件情報及び成約情報(成約情報は、売主様・買主様・貸主様・借主様の氏名を含まず、 物件の概要・契約年月日・成約価格などの情報で構成されています)を指定流通機構の会員たる宅地 建物取引業者や公的な団体に電子情報や紙媒体で提供することなどの宅地建物取引業法に規定された 指定流通機構の業務のために利用致します。
(a)提供される情報は、氏名、住所、電話番号、物件情報、成約情報その他必要な項目です。
(b)提供は、書面、電話、電子メール、インターネット、広告媒体等の手段で行います。
(c)ご本人様からお申し出がありましたら、提供は中止致します。
※専属専任媒介契約、専任媒介契約が締結された場合には、宅地建物取引業法に基づき指定流通機構への登録及び成約情報の通知が宅地建物取引業者に義務付けられます。

(4)上記(1) 及び(2) の役務、情報を提供するために郵便物、電話、電子メール等により連絡すること。
(5)お客様からのお問い合わせに応じるため及び(4)の目的を達成するために必要に応じて保管すること。
(6)宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿として及びその資料として保管すること。
(7)不動産の売買、賃貸借等に関する価格査定を行うこと。
なお、価格査定に用いた成約情報につきましては、宅地建物取引業法第34条の2第2項に規定する「意見の根拠」として仲介の依頼者に提供することがあります。
①提供される情報は、売主様・買主様・貸主様・借主様の氏名を含まず、成約物件の特定が困難となる工夫 を施した物件の概要・成約価格などの項目です。
② 提供は、書面、電子メール等の手段で行います。
③ ご本人様からお申し出がありましたら、提供は中止致します。
(8)市場動向分析を行うこと。
(9)後記2の不動産業以外の事業に関連した情報、サービスの提供と、そのための郵便物、電話、電子メール等による営業活動およびマーケティング活動(アンケートのお願い等)。
なお、情報、サービスの提供はご本人からの申し出がありましたら取り止めさせて頂きます。

3. 不動産業以外の事業に関する個人情報の第三者提供について

不動産業以外の事業に関しましても、弊社がお客様より取得させていただいた個人情報は適切に管理し、あらかじめお客様の同意を得ることなく、第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。
(1)法令に基づく場合
。人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき。
国の機関若しくは、地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすとき。 (2)上記(1) 以外の場合
法令に基づかない場合でも、例えば、以下のような相手に個人情報を提供させて頂く場合がございます。但しご本人からの申し出がありましたら提供は停止致します。
〇各種契約における契約の相手方となる者及びその見込み客
〇利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する場合
〇信用情報機関等
合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合個人情報を弊社グループに属する会社(北辰物産株式会社、株式会社アドバンス・シティ・プランニング、株式会社北辰REソリューション)又は、その他の特定のものとの間で共同して利用する場合。但し、次に掲げる事項についてあらかじめご本人に通知し、またはご本人が容易に知り得る状態においているときに限るものとします。
Ⅰ.個人情報を特定の者との間で共同利用すること。
Ⅱ.共同して利用する個人情報の項目
Ⅲ.共同して利用する者の範囲
Ⅳ.利用する者の利用目的
Ⅴ.当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称

4. 個人情報のグループ間の共有について

お客様の同意の下、また取引を完了する、またはお客様が要求した製品・サービスを提供するのに必要な範囲で、弊社はお客様の個人情報を北辰不動産グループ3社(北辰不動産株式会社、株式会社アドバンス・シティ・プランニング、株式会社北辰REソリューション)間で共有します。 (当サイトのお問い合わせ画面からのお問い合わせを頂いた場合、本項にご同意を頂いたものとします。)

5. クッキー(cookie)について

当社は、当社WebサイトにおいてクッキーやWEBビーコン等を使用してお客様の閲覧したWebページなどのデータを記録保持しております。
当社はこれらデータを、当社WEBサイトへのアクセス状況の把握のため、またお客様により有用な情報をお届けするために利用いたします。
※ 利用者の方個人が特定されることはありません
※お客様へのコンピューターへ悪影響を及ぼすこともありません
※クッキー(Cookie)とは、ユーザーのデバイスに置かれる小さなテキスト ファイルです。このファイルにデータが格納され、その Cookie の発行元ドメインの Web サーバーが後で読み取ります。

Ⅱ.「開示等の請求」に応じる手続等に関する事項

弊社では、保有個人情報の本人又は、その代理人からの開示・訂正・利用停止等の求めに対応させていただいておりますが、請求手続きについては以下の通りです。

1.開示等受付方法について

請求人(ご本人)は下記宛、郵送、電話、Fax、電子メールのいずれかにてご連絡頂き、下記2に記載の開示等請求の手続をお取り下さい。
〒106-0031
東京都港区西麻布3-2-1
北辰不動産株式会社 総務課 個人情報担当
電話番号:03-3470-1951(電話受付時間は平日午前9時~午後5時30分 ※土日祝日を除きます)
FAX番号:03-3408-0344
電子メールアドレス:E-mail

2.開示等請求方法について

弊社で定めた「保有個人情報開示等請求書」をお客様からのご請求があり次第、郵送、FAXまたは電子メールにてお送り致しますので、必要事項をご記入の上ご郵送願います。

3.本人確認について

ご本人確認のため(代理人からのご請求の場合は代理人確認も併せて行ないます。)、次の書類のコピーを同封していただきます。また、ご提示いただきました書類は、手続き終了後、2年間保管させていただきますが、保管期間終了後すみやかに破棄いたします。
(1)ご本人の場合の確認書類 → A又はB
(2)代理人による開示等請求の場合 → C
A. 以下のいずれかの書類(有効期限内のもの)
〇運転免許証
〇旅券(パスポート)
〇住民基本台帳カード(写真付)
〇身体障害者手帳
〇外国人登録証明書
B. 以下のいずれか2つの書類(有効期限内のもの)
〇各種健康保険被保険者
〇住民票(発行日より3ヶ月以内のもの)
〇各種年金手帳
〇印鑑登録証明書(発行日より3ヶ月以内のもの)
C. 代理人による開示等請求の場合の確認書類
〇開示等対象者の個人情報開示等に係る委任状(実印押印)
〇委任状に押印された印鑑登録証明書(発効日より3ヶ月以内のもの)
〇官報または家庭裁判所の決定通知の写し(後見人のみ)

4.回答

回答につきましては、請求書に記載されたご本人様現住所(代理人からのご請求で、委任状に個人情報の受領権限が明記されている場合には代理人の連絡先住所)に配達記録郵便にて送付させていただきます。

5.「開示の求め」の手数料及びその徴収方法

開示請求一回ごとに、1,600円とします。
1,600円分の定額小為替(郵便局発行)を請求書類に同封してください。
※弊社への郵送料、定額小為替発行手数料につきましてはお客様のご負担とさせて頂きます。
※手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示等の求めがなかったものとして対応させていただきます。

6.「保有個人情報」の不開示事由について

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂戴いたします。

【不開示事由】
① 申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・弊社の登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合。
②代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合。
③ 申請書類に不備があった場合。
④ 開示の求めの対象が「保有個人情報」に該当しない場合。
⑤ 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
⑥ 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
⑦他の法令に違反することとなる場合。

III.「苦情」の受付窓口に関する事項

1.個人情報の取扱に関する苦情の申出先

弊社の個人情報の取扱に関する苦情については、下記までお申し出ください。

お電話による場合 北辰不動産株式会社 総務課 個人情報担当
電話番号:03-3470-1951
(平日午前9時~午後5時30分 ※土日祝日を除きます)
お電話による場合 〒106-0031
東京都港区西麻布3-2-1
北辰不動産株式会社 総務課 個人情報担当

2. 弊社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称及び苦情の申出先

現在、弊社の所属する認定個人情報保護団体はありません。

3. 信託受益権に関するご相談・苦情について

当社は、第二種金融商品取引業を行っております。
当社取扱の信託受益権に関するご相談・苦情を以下にて受付しております。

[電話番号 03-3470-1951 土日祝を除く9:00~17:00]

4. 苦情処理・紛争解決処理について

当社は苦情処理・紛争解決処理において『特定非営利活動法人 証券・金融商品あっせん相談センター(FINMAC :フィンマック)』を利用しています。

FINMACでは、当社取扱商品の第二種金融商品の信託受益権に関する様々なご相談・苦情を受付けております。

[電話番号 0120-64-5005 月曜~金曜 9:00~17:00]
東京事務所
〒103-0025 東京都中央区日本橋茅場町二丁目1番1号 第二証券会館